¿Cómo usar Alegra si tienes una Empresa de Servicios?

Uso de Alegra
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¿Te gustaría aprender cómo comenzar a facturar en Alegra si tienes una empresa de servicios? ¡Sigue leyendo y descubre cómo hacerlo de manera sencilla!

1. Configura la información de tu negocio

Para comenzar, es importante configurar la información de tu empresa de servicios para poder registrar tus ventas. Sigue estos simples pasos para hacerlo:

  1. Haz clic en el menú “Configuración”.

  2. Dirígete al recuadro “Empresa” haz clic en la opción “Empresa”.

  3. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

  4. Haz clic en el botón “Guardar” para confirmar los cambios.

Observa:

Formulario configurar información de tu negocio

A continuación te mostramos los campos más importantes de este formulario:

Datos generales

  • Logo de tu empresa: puedes cargar la imagen de tu logo para que se muestre en tus documentos y en tu cuenta. Para que tu logo se vea correctamente, la imagen debe tener 178 píxeles de ancho y 51 píxeles de alto, y su tamaño no debe superar los 2MB.
  • Nombre: corresponde al nombre de tu empresa.
  • Número de identificación: corresponde al número de identificación de tu empresa.
  • Dirección: ubicación geográfica de tu empresa.
  • Ciudad: ciudad en la que se encuentra ubicado tu negocio.
  • Teléfono: teléfono de tu empresa.
  • Correo electrónico: establece la dirección de correo electrónico.
  • Sitio web: agrega la página web de tu empresa.

Configuración básica

  • País: corresponde al país en el cual se encuentra tu negocio.
  • Zona horaria: es la zona horaria correspondiente según la ubicación de tu empresa.
  • Número de empleados: elige la cantidad de empleados que tienes en tu negocio.
  • Moneda: selecciona la moneda que usarás para crear tus comprobantes. El sistema selecciona por defecto tu moneda local.
  • Sector: elige una actividad económica que se ajuste a los productos o servicios que vendes en tu negocio.
  • Precisión decimal: selecciona el número de decimales con los que quieres elaborar tus documentos.
  • Separador decimal: elige entre la coma y el punto como signo separador de decimales.

Importante:

  • La información solicitada por el formulario puede variar de acuerdo a la versión del país que utilizas.
  • Los campos del formulario marcados con un asterisco ( ***** ) son requeridos.

2. Crea tus servicios en el sistema de Alegra

Una vez que hayas configurado la información de tu empresa, el siguiente paso es crear los servicios que ofrece tu empresa. Tienes la opción de hacerlo de manera individual o de importarlos en masa desde una hoja de cálculo (Excel).

Dado que los servicios suelen tener precios y descripciones variables, te recomendamos crearlos inicialmente con un nombre y precio genéricos. Luego, al momento de crear la factura de venta, tendrás la libertad de modificar el precio y agregar una descripción específica según corresponda.

Sigue estos pasos para crear tus servicios uno a uno:

  1. Haz clic en el menú “Inventario”.

  2. Elige la opción “Ítems de venta”.

  3. Haz clic en el botón “Nuevo ítem de venta”.

  4. Selecciona la opción de crear un “Servicio”.

  5. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

  6. Para finalizar, haz clic en el botón “Crear servicio”.

Observa:

Si deseas conocer más sobre la creación de ítems de venta , puedes leer los siguientes artículos:

3. Crea combos de servicios para facturar tus ofertas

En Alegra, también tienes la posibilidad de crear combos de servicios, lo cual te permite agilizar el proceso de facturación y ofrecer a tus clientes ofertas especiales.

Sigue estos pasos para crear combos en el sistema:

  1. Haz clic en el menú “Inventario”.

  2. Elige la opción “Ítems de venta”.

  3. Haz clic en el botón “Nuevo ítem de venta”.

  4. Selecciona la opción “Combo”.

  5. Llena los campos del formulario básico y haz clic en “Completar combo”.

  6. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

  7. Haz clic en la opción “Guardar” para conservar los cambios.

Observa:

A partir de ahora podrás usar este combo en tus facturas y cotizaciones como un ítem regular.

Si deseas conocer más sobre la creación de combos, te recomendamos leer este artículo.

4. Crea tus cuentas de Banco

Las cuentas de banco te brindan la capacidad de gestionar las entradas y salidas de dinero de tu empresa, ya sea asociadas a cuentas bancarias o efectivo. Además, puedes llevar un registro de tus transacciones con tarjetas de crédito.

En Alegra, tienes la flexibilidad de crear todas las cuentas de banco, de caja o tarjetas de crédito que necesites para tener un control completo de tus finanzas empresariales.

Sigue los siguientes pasos para crear una nueva cuenta de banco:

  1. Haz clic en el menú "Bancos ".

  2. Selecciona el botón “Nuevo banco”.

  3. Completa el formulario con la información solicitada, puedes ver la explicación más adelante.

  4. Para finalizar, haz clic en el botón “Guardar”.

Observa:

Si deseas conocer más información y recomendaciones a la hora de crear tus cuentas de banco, te recomendamos leer el siguiente artículo.

5. Registra tus clientes en el sistema

Si cuentas con un listado de clientes al que vendes de forma habitual en tu Empresa de Servicios, te recomendamos crearlos previamente en el sistema para ganar tiempo al momento de crear tus facturas.

En Alegra tienes la opción de registrar tus contactos uno a uno, crearlos desde el formulario de elaboración de facturas o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo (Excel).

Sigue estos pasos para crear un contacto:

  1. Haz clic en la opción “Contactos” ubicada en el menú principal.

  2. Selecciona la opción "Todos".

  3. Haz clic en el botón “Nuevo contacto”.

  4. Completa el formulario con la información del contacto, puedes ver la explicación más adelante.

  5. Selecciona dentro del formulario si tu contacto es Cliente, Proveedor o ambos.

  6. Haz clic en “Crear contacto” para conservar los cambios.

Observa:

Si deseas conocer más sobre la creación de contactos , puedes consultar este artículo .

Si deseas conocer el estado de cuenta por cliente , puedes consultar este artículo .

6. Factura las ventas de tu Empresa de Servicios

Las facturas de venta son documentos que sirven de respaldo para las actividades comerciales de tu negocio. Pueden ser de venta de productos o servicios y las expide un vendedor a su cliente.

Una vez registrados tus servicios y clientes en Alegra, puedes elaborar facturas en segundos desde tu navegador.

Sigue estos pasos para crear una factura de venta:

  1. Haz clic en el menú “Ingresos”.

  2. Selecciona la opción “Facturas de venta”.

  3. Haz clic en el botón "Nueva factura ".

  4. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

  5. Para finalizar, haz clic en el botón “Guardar”.

Si quieres saber más sobre la creación de tus facturas de venta, te recomendamos leer los siguientes artículos:

7. Gestiona tus compras a proveedores

Con Alegra puedes elaborar órdenes de compra indicando la cantidad, detalle, precio y forma de pago. Además, puedes enviarlas a tu vendedor como soportes para la solicitud de los servicios o mercancía que requieres.

También puedes registrar en el sistema las facturas que respaldan la compra detallando la información de tu proveedor, los ítems comprados, su valor y las condiciones de pago.

Sigue estos pasos para generar tus facturas de proveedor en el sistema:

  1. Haz clic en el menú “Gastos”.

  2. Elige la opción “Facturas de proveedores”.

  3. Haz clic en el botón “Nueva factura de proveedor”.

  4. Completa el formulario con los campos solicitados. Puedes ver su explicación más adelante.

  5. Para finalizar, haz clic en el botón “Guardar”.

Si deseas conocer más sobre la creación de órdenes de compra y facturas a proveedores te recomendamos leer estos artículos:

8. Vende desde un Smartphone o Tablet

Para agilizar aún más la contabilidad de tu Empresa de Servicios, Alegra también cuenta con una aplicación móvil para sistemas iOS y Android, con la cual puedes realizar transacciones desde cualquier lugar y sincronizar las operaciones con tu cuenta de Alegra en tiempo real.

Observa:

Si deseas conocer más detalles sobre cómo navegar en la app y utilizar todas sus funcionalidades, te recomendamos que leas este artículo.

Adicional a estas herramientas, Alegra también dispone de funciones con las cuales es posible administrar, controlar e impulsar el crecimiento de tu empresa, tales como:

¡Y listo! Recuerda que, con Alegra ganas tiempo y tranquilidad.

¿Tienes dudas o deseas aclarar algo? Dale clic a Responder y con gusto te ayudaré.