Sugerencia de mejoras

cuentas del balance
´Para efectos de presentación se requiere una cuenta denominada
Utilidad o perdida del periodo. Esta cuenta recoge el resultado del año presente solamente
Debe existir una opción cierre anual, que veo que ya esta creado. Falta ver si hace la función de
borrar cuentas de ingresos, costos y gastos
pasar el resultado de utilidad o perdida del periodo a la cuenta UTILIDADES O PERDIDAS ACUMULADAS, que ya existe

CATALOGO ORDENADO. Todo sistema contable trabaja con catalogo, Se a creado un catalogo en alegra y a pesar que existe una opción ordenar catalogo este no se ordena indicándome que es por que hay cuentas fijas que interrumpen el ordenamiento.
La solución debe estar en aislar estas cuentas fijas de manera que exista un orden ascendente en el catalogo de cuentas, facilita la búsqueda de una cuenta y asi debería ser, lograr un catalogo ordenado.

FACTURAS;
OPCION.
anular factura, se hace cuando se comete un error al hacer una factura
nota de crédito, se hace cuando un cliente devuelve mcia, facturada anteriormente, aquí debe haber un nivel de seguridad, un vendedor no puede hacer nota de crédito sin el visto bueno de un supervisor,
solución, al pedir una nota de crédito, el dato va al supervisor, este aprueba o niega solicitud.
si aprueba, habilita al vendedor a hacer nota de crédito que debe asociarse a una factura de venta previamente hecha.
INVENTARIO TOMA FISICA: Falta esta opción.
al generar este archivo debe salir un reporte así:
descripción cantidad teórica cantidad física diferencia
xxxxxx 10 se anota manual se anota manual
El que hace inventario anota datos, y debe pedir autorización para hacer ajuste de inventario
Cuenta creada, se debe crear una cuenta llamada faltantes y sobrantes de inventario
al hacer el ajuste se origina o cargo o credito, segun el reporte de TOMA FISICA

REPORTES EN GENERAL; todos deben generarse en pantalla, y existe opcion de
ver
imprimir en pdf
exportar en pdf o excel

No veo conveniente que al generar un reporte lo envie a un correo, esto retrasa posibles revisiones y analisis de informes

MOVIMIENTO DE UNA CUENTA CONTABLE. Si estamos en el mes de julio, y pido una cuenta contable, por default debe iniciar con saldo del final del mes anterior o sea del 30 de junio
Veo que no detalla saldo inicial, y un movimiento de cuenta contable, parte con el saldo final del mes anterior y detalla el movimiento del mes presente y SU SALDO FINAL
NO SE VE
NI SALDO INICIAL
NI SALDO FINAL
El usuario podrá cambiar fechas, pero por norma siempre debe comenzar con saldo del mes anterior.

BALANCE DE COMPROBACION, IGUAL punto anterior, si estamos en julio 21, y pido un balance de comprobación, por default debe decir fechas asi,.
fecha inicial 30 de junio
fecha final dia de hoy
igualmente el usuario puede cambiar fechas, pero siempre debe iniciar con el saldo final de un mes anterior, NO se viable emitir balances con fechas iniciales intermedias, no tiene sentido.
Y COMO INDICAMOS
se puede:
ver en pantalla( condición permanente)
imprimir en pdf ( condición permanente)
exportar en pdf o excel( opcional)
queda a opción del usuario ( opcional)
enviar por correo ( opcional)

BALANCE DE COMPROBACION, IGUAL punto anterior, si estamos en julio 21, y pido un balance de comprobación, por default debe decir fechas asi,.
fecha inicial 30 de junio
fecha final dia de hoy
igualmente el usuario puede cambiar fechas, pero siempre debe iniciar con el saldo final de un mes anterior, NO se viable emitir balances con fechas iniciales intermedias, no tiene sentido.
Y COMO INDICAMOS
se puede:
ver en pantalla( condición permanente)
imprimir en pdf ( condición permanente)
exportar en pdf o excel( opcional)
queda a opción del usuario ( opcional)
enviar por correo ( opcional)

MASTER, debe haber una opcion para un master que es el que asigna módulos a un usuario
Solo el master puede cambiar opciones
Permisos: a usuarios
Se deben crear usuarios y a estos dar permiso

Se debe poder dar permisos a módulos así:
Modulo de compras:
Emitir orden de compra
Cambiar datos orden de compra
Ordenar una compra
Recibir una compra
Modulo de inventario:
Poner precio de venta
Cambiar precio de ventas
Otorgar % de descuentos
Emitir reportes de conteo físico
Hacer ajustes de inventario
FACTURACION:
Hacer facturas
Hacer notas de créditos
Emitir reporte de inventario al precio de costo
Emitir reporte de inventario al precio de venta
Emitir estadística de ventas
CHEQUES
Hacer cheques
Hacer cambio al código dr una vez emitido el cheque( el cr que es el monto de ck girado no se p uede modificar)
Emitir reporte de cheques girados
Conciliar bancos
CONTABILDAD.
Emitir e imprimir reportes de transacciones
Emitir e imprimir diario general

Emitir e imprimir balance de situación
Emitir e imprimir estado de resultados
Emitir e imprimir reportes en general

a la fecha cualquier usuario tiene acceso a todo el sistema,

M.B.A OSVALDO M ALVAREZ
C P A
ASESOR

Hola Osvaldo

Un gusto saludarte y agradecerte por todas tus sugerencias.

Apreciamos mucho cada una de tus sugerencias.

Me agrada contarte que ya tenemos en camino la solución a varias de las sugerencias que nos mencionas y pronto podrás verla en Alegra, te cuento un poco más:

  • Efectivamente tal como nos indicas incluiremos una cuenta de “Resultado del ejercicio” y mejoraremos la presentación del Balance general para determinar ganancias acumuladas y el resultado del ejercicio.

  • Actualmente la funcionalidad de cierre de períodos contables nos permite dejar las cuentas saldadas y traspasar ese resultado a la cuenta de patrimonio que elijas, por ejemplo actualmente puedes crear una cuenta en el patrimonio llamada “Resultado del ejercicio” y traspasar el resultado del cierre a ella.

  • Con respecto a los permisos y el conteo físico lo tendremos en cuenta, esperamos agregar pronto nuevos permisos y notificaciones dentro de Alegra y adicionalmente contar con la función de conteo físico de inventario y que permita gestionar la contabilidad como asiento automático. Actualmente como usuario administrador puedes conceder o limitar algunos permisos a los “usuarios limitados” con acceso al sistema, te comparto la ayuda para que puedas guiarte.

  • Las sugerencias a los reportes que nos comentas son muy útiles, la totalización de saldos lo tenemos muy en cuenta para agregarlas a nuestros reportes, junto con un mejor detalle de las cuentas contables.El envío de correos y la exportación de reportes es uno de nuestros focos y tendremos exportaciones a Excel, PDF, Google Sheets y envío de reportes por medio de URL para colaboradores dentro de la entidad por ejemplo, así como otras funciones colaborativas.

Muchas gracias por tus sugerencias, son muy valiosas.

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