Sistema de Administraci贸n y Facturaci贸n Electr贸nica <br>para Pymes

Sistema de Administraci贸n y Facturaci贸n Electr贸nica
para Pymes

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Conoce m谩s sobre la Facturaci贸n Electr贸nica

Es el proceso mediante el cual se emiten comprobantes electr贸nicos para soportar la compra y venta de bienes y servicios. En Alegra somos expertos en la Facturaci贸n Electr贸nica en la Nube.
En M茅xico, existen 2 principales maneras de generar una factura electr贸nica: en el portal del SAT, que es una opci贸n gratuita y completa a nivel t茅cnico, sin embargo puede llegar a ser compleja de utilizar; la segunda es incorporando un sistema administrativo y de facturaci贸n a tu negocio. 脡sta 煤ltima es la opci贸n m谩s recomendada, pues un software como Alegra es tan intuitivo que se puede utilizar sin la necesidad de conocimientos contables, adem谩s que integra la administraci贸n autom谩tica de tu negocio, y al ser en la nube puedes utilizarlo desde varios dispositivos y no hay plazo forzoso de pago de mensualidad si quieres conocer m谩s al respecto te recomiendo esta nota.
Para poder timbrar tus facturas electr贸nicas necesitar谩s tramitar dos archivos que deben de ser tramitados en el SAT: tu firma electr贸nica (FIEL) y el Certificado de Sello Digital (CSD).
En M茅xico, las facturas electr贸nicas, conocidas como CFDI (Comprobante Fiscal Digital por internet) deben de constar de 17 elementos para que est茅n en cumplimiento por el SAT. Para tener la seguridad de estar con la seguridad que tus CFDI integran todos, lo m谩s recomendable es hacerlo a trav茅s de una plataforma que est茅 conectada a un PAC (Proveedor Autorizado de Certificaci贸n) como lo es Alegra. Aqu铆 puedes conocer m谩s sobre esos elementos necesarios para emitir CFDI.
La obligaci贸n de que un CFDI est茅 en cumplimiento de la normativa conforme al servicio prestado y el contribuyente receptor (persona f铆sica o moral) es de quien emite la factura. No obstante, es muy recomendable que el mismo receptor verifique que la retenci贸n y traslado de impuestos, raz贸n social, forma de pago, uso del CFDI y RFC sean correctos, pues de esto depender谩 que la factura le sea aplicable e inclusive deducible, o no.
En cualquiera de los casos, si la factura no se pagar谩 en su totalidad en el mismo mes fiscal, se debe de registrar la clave PPD (pago en parcialidades o diferido) del cat谩logo, as铆 es que en el sistema del SAT est谩 registrado que esos ingresos no los tienes a煤n y por ende tendr谩s que pagar impuestos solo por los que efectivamente hayas recibido. Cuando se haga un pago a la factura, ya sea un abono o la liquidaci贸n de su totalidad, deber谩s de hacer un 鈥渃omplemento de pago鈥, y as铆 el SAT tendr谩 el registro, as铆 haya sido en un mes fiscal distinto al que tiene la emisi贸n la factura.

En Alegra, al crear una factura en PPD, autom谩ticamente el sistema establecer谩 que la forma de pago es 鈥減or definir鈥, y los complementos de pago son muy sencillos de hacerse. As铆 que lo m谩s recomendable es utilizar un sistema muy intuitivo y que te permita ganar tiempo y tranquilidad.
En caso de que se asigne "err贸neamente" la clave del producto o servicio se debe reexpedir la factura para corregirlo. Es importante tener presente que si ya hubo cambio de periodo fiscal o la factura se emiti贸 en PPD, cuando se haga la cancelaci贸n y la emisi贸n de una nueva, se debe de hacer bajo el modelo de 鈥渟ustituci贸n de CFDI previo鈥 y hacer el relacionamiento con el mismo, ac谩 te explicamos con m谩s detalle la sustituci贸n de CFDI y anulaci贸n de pagos.
Los contribuyentes podr谩n realizar las deducciones o acreditamientos correspondientes, utilizando el archivo digital que contenga la factura electr贸nica (XML), la representaci贸n impresa, 煤nicamente presume la existencia de dicho comprobante fiscal.

Ac谩 puedes leer m谩s sobre los gastos deducibles.
No es correcto registrar cantidades en negativo en las facturas electr贸nicas. Para el efecto que sea una nota de cr茅dito, que 茅sta es por el reembolso de un bien o servicio, deber谩 de ir con n煤meros positivos pero su efecto ser谩 negativo al ser un Egreso (tipo E).
Los contribuyentes pueden obtener un Certificado de Sello Digital para toda su facturaci贸n o bien uno por cada una de sus sucursales o establecimientos.

Ac谩 te contamos c贸mo conseguir tu CSD.
La forma en la que se entregue la factura, se deber谩 acordar entre el cliente y el establecimiento.
Ser铆a v谩lido:
  1. Copiar el archivo electr贸nico en un dispositivo de almacenamiento proporcionado por el cliente (memoria USB, por ejemplo),
  2. Enviarla por correo electr贸nico al buz贸n que indique el cliente, o
  3. Ponerla a disposici贸n en un portal mediante ruta y mec谩nica de acceso definidas por el establecimiento.
  4. Adicionalmente el cliente puede solicitar la representaci贸n impresa de la factura.
  5. El SAT ofrece el servicio de recuperaci贸n de facturas electr贸nicas desde su portal tanto para el emisor como para el receptor (requiere Firma Electr贸nica o Contrase帽a para su acceso).
Los emisores de facturas electr贸nicas est谩n obligados a poner a disposici贸n de sus clientes receptores el archivo XML.

S贸lo si el receptor lo solicita, deber谩n entregar la representaci贸n impresa adicionalmente.

Esta acci贸n es recomendable realizarla desde un sistema administrativo en la Nube.
Cuando los contribuyentes expidan comprobantes con operaciones con el p煤blico en general, pueden expedir una factura electr贸nica diaria, semanal o mensual donde consten los importes totales correspondientes a los comprobantes de operaciones realizadas con el p煤blico en general del periodo al que correspondan, utilizando para ello la clave gen茅rica: XAXX010101000.
En el caso de aplicar m谩s de una forma de pago en una transacci贸n, los contribuyentes deben incluir en este campo, la clave de forma de pago con la que se l铆quida la mayor cantidad del pago. En caso de que se reciban distintas formas de pago con el mismo importe, el contribuyente debe registrar a su consideraci贸n, una de las formas de pago con las que se recibi贸 el pago de la contraprestaci贸n.

De igual forma ac谩 te detallamos el proceso para registrar un pago a una factura de venta.
Si la operaci贸n de la que se trata se refiere a la entrega de una cantidad por concepto de garant铆a o dep贸sito, es decir, la entrega de una cantidad que garantiza la realizaci贸n o cumplimiento de alguna condici贸n, como sucede en el caso del dep贸sito que en ocasiones se realiza por el arrendatario al arrendador para garantizar el pago de las rentas en el caso de un contrato de arrendamiento inmobiliario, no estamos ante el caso de un anticipo.

De igual forma ac谩 puedes obtener informaci贸n especializada en las ventas he inmobiliarias.
Si, puedes agregar el campo 鈥淐uenta predial鈥 como campo adicional este se ver谩 reflejado en tu XML con el nodo Cuenta predial.

Ac谩 te explicamos c贸mo agregar un campo adicional a tus productos.
Si, puedes agregar el campo 鈥淣煤mero de pedimento鈥 como campo adicional este se ver谩 reflejado en tu XML con el nodo Informaci贸n aduanera.

Ac谩 te explicamos c贸mo agregar un campo adicional a tus productos.
En el caso de que se emita un comprobante fiscal en una sucursal, en dicho comprobante se debe registrar el c贸digo postal de 茅sta, independientemente de que los sistemas de facturaci贸n de la empresa se encuentren en un domicilio distinto al de la sucursal.
La clave de unidad depender谩 del tipo de servicio y del giro del proveedor. De conformidad con el cat谩logo c_ClaveUnidad publicado en el Portal del SAT.

Por ejemplo:
  • Un servicio de transporte terrestre puede estar clasificado por distancia (KMT), por peso transportado (KGM), por pasajero/asiento (IE persona), o por viaje (E54).
  • Un servicio de hospedaje puede estar medido por habitaciones (ROM), tiempo transcurrido (DAY), personas (IE).
  • Los servicios administrativos y profesionales se pueden dar por tiempo (HUR hora, DAY, etc.), por actividades (ACT), por grupos atendidos (10), por tiempohombre (3C mes hombre).
Ac谩 te explicamos c贸mo crear servicios en Alegra y emitir correctamente tus facturas.
脷nicamente los PCC o PAC autorizados por el SAT pueden timbrar o certificar un CFDI que cumpla con las validaciones correspondientes.

Adem谩s de los PAC, solo el SAT ofrece de forma gratuita la expedici贸n de CFDI a los contribuyentes, que incluye el timbrado de los comprobantes, a trav茅s de:
  • Servicio de Generaci贸n Gratuito de Factura Electr贸nica
  • Sistema de Registro Fiscal.
鈥淢is cuentas鈥 es un nuevo sistema de el SAT para que realices tu contabilidad y tu facturaci贸n de manera m谩s f谩cil y m谩s r谩pida.

El SAT ha puesto a disposici贸n de sus contribuyentes 芦Mis Cuentas禄 para que puedan hacer las siguientes actividades:
  • Podr谩s cumplir con tus obligaciones de contribuyente f谩cilmente.
  • Llevar registro de los gastos e ingresos que declaras.
  • Generar facturas electr贸nicas a tus clientes.
  • Consultar las facturas que recibas de tus proveedores.

鈥淢is Cuentas鈥 est谩 a disposici贸n de personas f铆sicas que pertenezcan a:
  1. R茅gimen de Incorporaci贸n Fiscal.
  2. R茅gimen de Actividad empresarial y Profesional.
  3. R茅gimen de arrendamiento.
El SAT proporciona herramientas para poder validar los comprobantes tanto el PDF como el XML.
  1. El PDF lo puede verificar en la siguiente p谩gina: https://verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx.
  2. El archivo XML lo puede validar en el siguiente link: Validador Comprobantes Fiscales Digitales.

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