Vive la facturación electrónica más rápida con el poder de la Contabilidad inteligente

Es el proceso mediante el cual se emiten comprobantes electrónicos para soportar la compra y venta de bienes y servicios. En Alegra somos expertos en la Facturación Electrónica en la Nube.

La factura electrónica es un documento para soportar la venta de productos o servicios, se elabora por computador y a diferencia de la facturación tradicional, esta se reporta a la DIAN en el momento que se genera. Tiene los mismos efectos legales que una factura convencional, pero se expide y recibe en formato electrónico, cumpliendo con todos los requisitos.

Las empresas que ya facturan de forma electrónica han logrado disminuir sus procesos, ganar tiempo y controlar mejor el funcionamiento de sus negocios. En sí, al ser facturador electrónico puedes acceder a múltiples beneficios

Facturar electrónicamente trae diversos beneficios, y más si lo haces en la nube, que se pueden resumir en:

• Ahorro de recursos al evitar los costos asociados a la impresión de documentos los documentos (papel, tinta, impresora).
• Disminución de errores, ya que el software contable se encarga de digitalizar los datos de tus clientes y hacerlo de manera automática.
• Llevar un mejor control de tu negocio al evitar la pérdida y deterioro de documentos impresos. También tienes mejor organización y almacenamiento de tus facturas.
• El cumplimiento de tus obligaciones es más sencillo, y más aún si lo llevas con un sistema como Alegra, que cumple con las normativas fiscales de 13 países.
• Cuidas al planeta al usar menos papel. Se estima que por cada millón de facturas electrónicas se salvan 56 árboles.

El sistema de facturación electrónica es una herramienta que tiene como fin principal facilitar la interacción entre vendedores y compradores de bienes y servicios nacionales y del exterior; así como ser en el proceso de fiscalización sobre las operaciones de los contribuyentes. Las empresas que implementan la facturación electrónica tienen que seguir unos pasos como contar con un software de facturación electrónica, realizar el proceso de habilitación como facturador electrónico ante la DIAN y solicitar la resolución de facturación electrónica.

Uno de los cambios más importantes anunciados por la DIAN en materia de facturación electrónica hace referencia a la implementación del nuevo modelo de facturación con validación previa, basado en la validación de la expedición de las facturas y que funciona bajo el protocolo UBL 2.1.
Gracias a este nuevo modelo de validación previa, la DIAN podrá validar las facturas antes de que el proveedor las envíe al cliente, lo que representará una mejora y significa un trabajo rápido en tiempo real.

El más reciente informe de la DIAN dividió a los obligados a facturar electrónicamente en 8 grupos, quienes tendrán entre el 15 de junio al 1º de noviembre de 2020 para implementarlo. Para conocer las fechas exactas, consulta los plazos de Facturación Electrónica.

En Alegra somos proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN lo que significa que cumplimos con todos los requisitos para que puedas emitir facturas electrónicas. Incluso te damos tu Firma Digital Gratis.

La empresa debe decidir cómo generar la factura y considerar un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para realizar esta operación. La entidad actualmente ha autorizado a más de 90 proveedores tecnológicos que están disponibles a la hora que la empresa decida realizar las pruebas.
Se deben tener en cuenta proveedores que permitan la integración con los programas contables y administrativos de cada empresa, así, la información estará en un sólo lugar. La seguridad es lo más importante a la hora de elegir el proveedor, contar con un sistema en la nube garantizará que la información esté protegida y poder acceder a ella desde cualquier dispositivo y lugar.

Después de considerar el proveedor tecnológico se debe realizar un proceso de habilitación ante la entidad, este consiste en que la empresa según su actividad económica compruebe a través de unas pruebas tecnológicas la capacidad del proveedor tecnológico para realizar facturas electrónicas. Con Alegra este ambiente de pruebas dura sólo 10 minutos.

Lo primero que una empresa debe hacer para facturar electrónicamente es contar con el proveedor tecnológico ideal para la generación de facturas electrónicas. Luego de elegir al proveedor tecnológico, realizaremos el proceso de habilitación como facturador electrónico ante la DIAN, ya por último solicitar la resolución de facturación electrónica.

El registro, prueba y habilitación de la DIAN es el proceso que deben seguir los obligados o voluntarios a generar facturación electrónica en Colombia, un proceso que tarda sólo 10 minutos con Alegra. Adicional a esto, cada factura electrónica debe contar con: número de autorización, rango autorizado y vigencia de autorización. Al tener la resolución de facturación electrónica, se deberá asociar al software del proveedor tecnológico habilitado, este proceso se realiza desde la opción Facturando electrónicamente de la DIAN, una vez generado este proceso se podrá empezar a generar facturas electrónicas.

Porque en Alegra este proceso es automático, no tendrás que realizar estas pruebas de forma manual, nosotros lo haremos por ti y te avisaremos mediante un correo electrónico cuando seas habilitado. Este proceso dura unos minutos y solo tendrás que configurar tu cuenta de Alegra con la numeración de pruebas para iniciar el envío automático de los documentos. El set de pruebas incluye ocho facturas de venta, una nota de crédito y una de débito.

La DIAN cuenta con un servicio en línea donde puedes autorizar, habilitar e inhabilitar numeraciones para facturar, disponible para todas las modalidades de facturación: por papel, computador (que es la que debes solicitar para usar Alegra) y máquina registradora POS, o electrónica en caso de que estés habilitado. Lo que debes hacer es tener una cuenta de usuario habilitada en la DIAN, contar con el mecanismo de firma digital vigente y garantizar que la información del RUT esté actualizada, en especial la del obligado a facturar y su representante.

La resolución de facturación es una autorización para la utilización de ciertos números para ser utilizados en los consecutivos de las facturas, esta autorización debe pedirse ante la DIAN. Las facturas electrónicas generadas en Alegra cumplen con todos los requisitos de la DIAN. Si eres responsable de IVA (antes régimen común) debes solicitar una resolución para facturar de forma electrónica si deseas facturar bajo esta modalidad o ya te encuentras obligado a hacerlo.

Los grupos de facturación electrónica están organizados de acuerdo al código de la actividad económica en la que se encuentra registrada la empresa en el RUT (Registro Único Tributario). Para conocer la fecha de obligatoriedad de facturación electrónica de acuerdo al código ciuu puedes ir al siguiente artículo.

La DIAN dio a conocer a través de la Resolución 000042 el nuevo calendario con los plazos para emitir facturas electrónicas. De acuerdo a esta resolución, las empresas deben iniciar su registro y habilitación como facturadores a partir del 15 de mayo.

La Firma Digital es un certificado obligatorio y exigido por la DIAN para poder expedir facturas electrónicas y garantizar la seguridad e idoneidad de los documentos emitidos.

En Alegra nos preocupamos porque tu empresa cumpla con lo requerido por la DIAN, por eso al suscribirte a cualquiera de nuestros planes te generamos sin costo tu firma digital.

Con Alegra es muy fácil habilitarse como facturador electrónico. ¡Puedes hacerlo en menos de 10 minutos siguiendo nuestros pasos! Conoce cada uno de ellos de forma detallada.

Según la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020 los obligados a facturar electrónicamente son los sujetos que se encuentran:

• Responsables del impuesto sobre las ventas IVA.
• Responsables del impuesto al consumo.
• Personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de la calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
• Comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
• Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas.
• Contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación SIMPLE.
• Entidades del Estado del orden nacional, territorial.
• Entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios.
• Instituciones educativas.
• Actividades de seguros y títulos de capitalización.
• Notarias.
• Distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimidos.

Los proveedores de facturación electrónica son aquellas empresas que cumplen los requisitos dados por la DIAN para ser generadores de factura electrónica. Que Alegra sea proveedor autorizado, significa que contamos con la autorización de la DIAN para prestar los servicios de Facturación Electrónica y que puedas operar bajo nuestro respaldo. Toda nuestra información se encuentra alojada en la nube.

En Alegra puedes realizar facturas de venta, cotizaciones, recibos de caja y notas crédito. Estas opciones las encontrarás en la sección Ingresos del menú principal.

La Nómina Electrónica es un comprobante más, que le permite a las empresas tomar los pagos de nóminas dentro de sus declaraciones como soporte de costos y/o deducciones.

Sí, en Alegra nos encontramos ultimando detalles para que pronto puedas gestionar y emitir tus comprobantes de pago de Nómina Electrónica ante la DIAN. ¡Registrate GRATIS aquí y te informaremos cuando la función esté activa!