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Migración desde World Office en Colombia

Migra de World Office a Alegra: nosotros lo hacemos por ti

Pásate con acompañamiento especializado. Un equipo revisa tus archivos, traslada la información acordada y prepara tus saldos iniciales con ayuda de inteligencia artificial, para que empieces a operar en aproximadamente seis días hábiles.

Solicitar migración desde World Office

¿Prefieres migrar por tu cuenta? Consulta la guía paso a paso.

Empresas y contadores en Colombia ya llevan su contabilidad 100 % en la nube con Alegra
Vista de Alegra tras migrar la contabilidad desde World Office
Hecho para Colombiaadaptado a la DIANMigración validadacatálogo y saldosSaldos iniciales con IAdesde tu balance de prueba

Migración validada contigo

Sin frenar tu operación

Tu información protegida

Lleva la información que necesitas para continuar

Trasladamos tus datos con archivos compatibles y los validamos contigo antes de operar.

Contactos
Clientes y proveedores con su NIT, depurados y asociados.
Inventario y productos
Productos, servicios, costos, cantidades y listas de precios.
Catálogo de cuentas
Importación o propuesta asistida por IA, con revisión previa.
Facturas electrónicas
Lectura de datos desde los archivos XML y creación de contactos.
Saldos iniciales
Preparados desde tu balance de prueba y conciliados contigo.
Movimientos e histórico (sujeto a diagnóstico)
Según los periodos, el plan y la calidad de los archivos.

Tú apruebas qué se migra, antes de empezar. Revisamos tus archivos y te confirmamos por escrito qué datos se trasladan, cuáles necesitan una preparación previa y cuáles conviene conservar como respaldo. Empiezas con todo claro y bajo tu control.

Tus saldos iniciales, listos con ayuda de IA

Cargas tu balance de prueba y la inteligencia artificial hace el trabajo pesado: identifica las cuentas con saldo, propone el catálogo, relaciona los terceros y deja tus saldos iniciales casi listos.

Tú solo revisas y confirmas. Empiezas a operar en Alegra con menos ajustes a mano, menos reprocesos y sin reconstruir tu contabilidad desde cero.

balance_de_prueba.xlsx Interpretado con IA
CuentaSaldoEn Alegra
1105 · Caja$ 4.820.000Listo
1305 · Clientes$ 18.340.500Listo
1435 · Inventario$ 9.110.000Listo
2205 · Proveedores$ 7.650.200Listo
2408 · IVA por pagar$ 1.284.700Listo
3115 · Capital social$ 22.000.000Listo

Saldos cuadrados y conciliados con tu reporte de cierre.

Revisar y confirmar

La IA prepara; tú tienes la última palabra

La inteligencia artificial reduce el trabajo repetitivo, pero no reemplaza la validación contable: el contador o responsable designado revisa y confirma el resultado.

Cómo migramos tu contabilidad, paso a paso

1

Solicitas la migración

Confirmamos cuántas empresas vas a trasladar, qué versión de World Office usas y qué información necesitas.

2

Definimos el alcance

Revisamos los archivos disponibles, los periodos y la fecha de corte.

3

Recibimos tus exportaciones

Compartes Excel, XML, balance de prueba y reportes por el canal autorizado.

4

Migramos y organizamos

Cargamos la información y usamos IA para acelerar la preparación de saldos cuando aplica.

5

Validamos los resultados

Comparamos catálogo, saldos, cartera, inventario y reportes de cierre.

6

Preparamos la puesta en marcha

Revisamos usuarios, permisos, facturación y las configuraciones necesarias.

7

Empiezas a trabajar

Recibes acompañamiento para operar con la información ya cargada.

Solicitar migración desde World Office

El plazo comienza cuando recibimos tus archivos completos y confirmamos contigo el alcance.

  • Aprox. seis días hábiles
  • Sigues operando hasta la fecha de corte
  • Tú validas el resultado final
Catálogo
Listo
Saldos
Listo
Inventario
Listo

Diferencias que importan cuando decides cambiar de World Office a Alegra

Descubre qué cambia cuando das el paso: ambas operan en la nube y cumplen en Colombia, pero la diferencia está en cómo resolvemos tu migración y en lo que conectas después.

Comparación entre la salida de World Office y la propuesta de Alegra por criterio de migración
Al decidir migrar World Office
Preparación de datos Exportas la información y conservas tus respaldos por tu cuenta. Connect revisa los archivos y confirma qué puede migrarse.
Catálogo y saldos La estructura de origen puede requerir adaptación manual. La IA interpreta el balance de prueba y prepara catálogo, contactos y saldos.
Validación Tus reportes funcionan como referencia de cierre. El equipo compara la información cargada contra esos reportes.
Continuidad Sigues en tu sistema actual hasta la fecha de corte. La nueva cuenta se prepara en paralelo para reducir interrupciones.
Puesta en marcha El equipo debe aprender el nuevo flujo por su cuenta. La migración incluye acompañamiento según las condiciones del servicio.
Nube y DIAN Opera en la nube y comunica cumplimiento local. También en la nube, con funciones adaptadas a la operación en Colombia.
Inteligencia artificial Comunica agentes y funciones con IA. IA aplicada a casos concretos: saldos iniciales, automatización y consulta de datos.

Qué cambia cuando trabajas en la nube con Alegra

Después de migrar, tu empresa y tu contador trabajan conectados sobre la misma información.

Empresa y contador conectados

Trabajan sobre los mismos datos, con usuarios y permisos definidos según el plan.

Operación en la nube

Acceso desde el navegador y dispositivos compatibles, sin instalaciones locales.

Información integrada

Contabilidad, facturación, inventario y reportes se conectan según el producto contratado.

Varias empresas

Gestión multiempresa para contadores y firmas, según el plan que elijas.

Automatización e IA

Herramientas para reducir la captura manual y consultar la información del negocio.

Cumplimiento en Colombia

Funciones adaptadas a la facturación electrónica y a los procesos aplicables ante la DIAN.

Empresas y contadores que ya hicieron el cambio

Un software intuitivo, con inteligencia artificial, pensado para que lleves tu contabilidad con más orden y tiempo para lo que importa.

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Recursos pensados para ti

Guías y contenidos para resolver tus dudas antes, durante y después del cambio.

Guía para migrar tus datos desde World Office Migración de software contable en Colombia Qué es y cómo funciona Alegra Connect Planes y precios en Colombia Alegra para contadores

Preguntas frecuentes sobre migrar de World Office a Alegra

Lo que más nos preguntan quienes están evaluando el cambio.

El proceso y el servicio

¿Cómo puedo migrar de World Office a Alegra?

Puedes solicitar Alegra Connect para que un equipo especializado ejecute la migración o usar la guía de autoservicio. Con Connect, primero se revisan tus archivos y se define el alcance. Después se trasladan los datos acordados, se preparan los saldos iniciales y se comparan los resultados con tus reportes de cierre antes de la puesta en marcha. Si usas otro sistema, conoce cómo migrar a Alegra.

¿Qué información puedo migrar desde World Office?

Generalmente puedes trasladar contactos, clientes, proveedores, productos, servicios, inventario, catálogo de cuentas, facturas electrónicas desde XML y saldos iniciales. Los movimientos contables, documentos históricos y periodos anteriores dependen de los archivos disponibles, el plan y el alcance acordado. La evaluación inicial deja por escrito qué se migrará y qué seguirá conservado en tu sistema de origen.

¿Cómo funciona la migración de saldos iniciales con IA?

En el flujo habilitado para Colombia, cargas un balance de prueba exportado de World Office. La IA interpreta la estructura, identifica cuentas con saldo, propone o completa el catálogo cuando es necesario, relaciona contactos y prepara los saldos iniciales. El resultado debe revisarlo el contador o responsable designado antes de confirmarlo: la IA reduce la preparación manual, pero no reemplaza la validación contable.

¿Cuánto tarda la migración?

Alegra Connect contempla un tiempo aproximado de seis días hábiles. El plazo empieza cuando los archivos están completos y el alcance ya fue confirmado. Puede variar por el número de empresas, el volumen de información, los periodos solicitados, la calidad de los archivos y las correcciones necesarias. La fecha definitiva se acuerda durante el diagnóstico.

¿Debo detener mi operación durante la migración?

No necesariamente. Puedes seguir usando tu sistema actual mientras la nueva cuenta se configura y se cargan los datos. Eso sí, debes definir una fecha de corte para evitar registros duplicados o movimientos diferentes en ambos sistemas. Cerca del cambio conviene limitar ajustes retroactivos, guardar un respaldo actualizado y validar los saldos antes de operar exclusivamente en la nube.

¿Cuánto cuesta migrar de World Office a Alegra?

Migrar de World Office con Alegra Connect no tiene costo adicional: el servicio de migración asistida está incluido para quienes ya cuentan con una suscripción de pago en Alegra. Necesitas un plan de Alegra Contabilidad (Pro, Plus o Premium) activo y cumplir las condiciones de elegibilidad según tu tipo de cliente; las cuentas de prueba o demo no tienen acceso, y si eres contador o firma validamos tu caso. Si prefieres hacerlo por tu cuenta, puedes usar las guías y herramientas disponibles en Alegra. El alcance exacto (empresas, periodos y archivos) se confirma en la reunión de arranque.

¿Qué soporte recibo después de migrar?

El acompañamiento cubre la entrega de la información migrada, la revisión de resultados y la puesta en marcha, según las condiciones del servicio. Después puedes apoyarte en el soporte y las ayudas disponibles. En la evaluación confirmamos qué incluye tu caso: capacitación, asesor asignado, duración y canales de atención.

Datos, validación y condiciones

¿Se migra todo el historial contable de World Office?

No necesariamente. Muchas migraciones se concentran en catálogos, terceros, inventario, facturas electrónicas y saldos de apertura para continuar la operación. Si necesitas movimientos o periodos históricos, el equipo revisa su disponibilidad y formato. Conserva el acceso o los respaldos de tu sistema actual hasta confirmar que la información requerida quedó validada.

¿Qué archivos necesito exportar desde World Office?

La preparación suele incluir Excel de contactos, inventario y catálogo de cuentas; XML de facturas electrónicas; balance de prueba; saldos de cierre y reportes auxiliares. En autoservicio, la ayuda vigente admite hasta 1.000 contactos, 3.000 productos y 2.300 cuentas por archivo. Después de revisar la empresa, los periodos y el alcance, Connect puede pedir documentos adicionales.

¿Cómo se comprueba que la migración quedó correcta?

La validación compara la información cargada con tus reportes de cierre. Se revisan catálogo de cuentas, balance de prueba, saldos bancarios, cartera, cuentas por pagar, inventario y una muestra de contactos y facturas electrónicas. La migración se considera lista cuando las diferencias están corregidas, conciliadas o documentadas y el responsable contable aprueba el resultado.

¿Qué pasa si mis archivos tienen errores o campos incompatibles?

El proceso puede detectar campos incompletos, códigos duplicados, estructuras incompatibles o diferencias contables. Según el caso, habrá que corregir el archivo, ajustar el catálogo o solicitar información adicional. Con Connect, el equipo orienta la preparación y confirma qué correcciones están incluidas; los cambios que alteren criterios contables los aprueba el responsable de la empresa.

¿Puedo conservar mis facturas electrónicas y seguir cumpliendo con la DIAN?

Puedes importar información de facturas electrónicas a partir de archivos XML y operar con funciones adaptadas a la facturación en Colombia. La migración no reemplaza la revisión tributaria. Antes de empezar a emitir, verifica resolución, numeración, impuestos, medios de pago, datos de la empresa y demás configuraciones aplicables ante la DIAN.

¿Puedo migrar varias empresas o clientes?

Sí, pero cada empresa se trata como un conjunto independiente de archivos, periodos, saldos y responsables. El diagnóstico confirma cuántas empresas se migran, en qué orden y con qué plan. Para firmas contables o carteras grandes conviene empezar con una empresa piloto y, tras validar el método, continuar con las demás.

¿Mi información estará segura durante la migración?

La información se comparte únicamente por los canales autorizados de Alegra Connect. Antes de iniciar, conserva un respaldo de tu sistema actual, define quién puede entregar y revisar archivos, y confirma los permisos de la nueva cuenta. Las certificaciones, la infraestructura y los periodos de conservación se comunican con el texto aprobado por los equipos de Seguridad y Legal.

¿Puedo migrar por mi cuenta?

Sí. La guía de autoservicio explica cómo exportar desde World Office e importar en Alegra contactos, inventario, catálogo de cuentas y facturas electrónicas mediante Excel y XML. Esta ruta funciona mejor cuando la estructura es sencilla y los archivos ya están depurados. Si manejas varias empresas, necesitas conciliar saldos o encuentras incompatibilidades, Alegra Connect te da diagnóstico, ejecución y validación asistida.

¿Tienes más preguntas? Escríbenos y te ayudamos con tu migración.

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